Privacybeleid
Bij OKOZ geloven wij dat vertrouwen de basis vormt van uitzonderlijke gastvrijheid. Dit privacybeleid weerspiegelt onze toewijding om uw persoonlijke gegevens te beschermen met dezelfde zorg en aandacht die wij aan elk aspect van uw culinaire ervaring geven.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens
Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website okoz.eu (hierna: de “Website”).
De verwerkingsverantwoordelijke is:
OKOZ BV Nationalestraat 92
2000 Antwerpen
België
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:
E-mail: welcome@okoz.eu
OKOZ BV heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Alle vragen met betrekking tot privacy kunnen worden gericht aan bovenstaande contactgegevens.
2. Categorieën van persoonsgegevens en doeleinden
2.1 Reservaties (easyTable)
Wanneer u een online reservatie maakt via de reservatiemodule (easyTable) die op onze Website is geïntegreerd, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:
- Volledige naam
- E-mailadres
- Mobiel telefoonnummer
- Aantal gasten
- Datum en tijdstip van de reservatie
- Type boeking (bijvoorbeeld 1,5 uur of 2 uur)
- Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
- Informatie over hoe u OKOZ heeft ontdekt
- Betalingsstatus van eventuele boekingsgarantie voor grotere groepen
- Allergieën of andere speciale verzoeken die u vrijwillig verstrekt
Deze gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Het beheren en bevestigen van uw reservatie
- Communiceren met u over uw boeking (bijv. wijzigingen, bevestigingen, herinneringen)
- Het beheren van tafelcapaciteit en interne planning
- Het afhandelen van boekingsgaranties en no-showbeleid
- Het naleven van wettelijke verplichtingen en het behandelen van geschillen, indien relevant
Allergie-informatie en vergelijkbare dieetinformatie worden alleen gebruikt om uw vitale belangen te beschermen en om de gevraagde dienst te verlenen (bijvoorbeeld het aanpassen van gerechten om bepaalde ingrediënten te vermijden). Deze informatie wordt niet gebruikt voor marketing of profilering.
De reservatiemodule wordt geleverd door easyTable, dat optreedt als verwerker namens OKOZ BV.
Niet-voltooide online reservaties. Als uw online reservatie niet kan worden voltooid (bijvoorbeeld wanneer voor een grotere groep geen tafelcombinatie beschikbaar is op het gekozen tijdstip), bewaren wij uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en de details van de gevraagde reservatie maximaal 30 dagen, zodat ons team contact met u kan opnemen om u te helpen de reservatie alsnog te voltooien. Deze gegevens worden daarna automatisch verwijderd en worden niet voor marketing gebruikt.
2.2 Contactformulier ("Mail ons")
Wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier op de Website, verwerken wij:
- Volledige naam
- E-mailadres
- Alle informatie die u in uw bericht kiest op te nemen
Deze gegevens worden gebruikt om:
- Te reageren op uw vragen of verzoeken
- Klantenondersteuning te bieden en uw verzoek op te volgen
Berichten die via het contactformulier worden verzonden, worden afgeleverd op ons e-mailadres welcome@okoz.eu. Ze worden niet opgeslagen in een aparte Website-database en worden verwijderd zodra uw verzoek is behandeld, met een maximale bewaartermijn zoals beschreven in paragraaf 6.
2.3 Nieuwsbrief (MailerLite)
U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrief via de Website of door u aan te melden tijdens het reservatieproces (bijvoorbeeld door een nieuwsbriefvakje in het reservatieformulier aan te vinken).
Hiervoor verwerken wij:
- Naam
- E-mailadres
We gebruiken deze gegevens om:
- U updates over OKOZ te sturen, zoals nieuws, promoties, evenementen en andere marketingcommunicatie
- De algemene prestaties van onze e-mailcampagnes te analyseren (bijv. openingspercentages, klikken) op geaggregeerd niveau
We versturen alleen nieuwsbrieven als u uw toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld door het nieuwsbriefaanmeldingsformulier in te vullen of door tijdens de reservatie actief het opt-in-vakje aan te vinken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door gebruik te maken van de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen via welcome@okoz.eu.
Onze e-mailmarketing wordt beheerd via MailerLite, dat optreedt als verwerker namens OKOZ BV.
2.4 Vacatures en sollicitaties
Van tijd tot tijd kan de Website een vacatures- of carrièrepagina weergeven. Op dit moment gebruiken we geen online sollicitatieformulier of uploadfunctie op de Website.
Sollicitanten worden uitgenodigd om contact met ons op te nemen via e-mail of telefoon. In die context kunnen wij verwerken:
- Identificatie- en contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer)
- Informatie in uw cv en motivatiebrief
- Alle andere informatie die u vrijwillig deelt als onderdeel van uw sollicitatie
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beoordelen en beheren van uw sollicitatie en mogelijke werving. Sollicitaties worden behandeld via e-mail en telefoon, niet via een speciaal Website-formulier.
2.5 Surfgedrag en cookies
Wanneer u de Website bezoekt, verzamelen we automatisch bepaalde informatie via cookies en soortgelijke technologieën. Dit kan het volgende omvatten:
- IP-adres (met IP-anonimisering toegepast in Google Analytics)
- Apparaattype en browser
- Bezochte pagina’s, tijd en datum van bezoeken
- Verwijzings-URL (hoe u de Website heeft bereikt)
Deze gegevens worden gebruikt voor:
- Het waarborgen van de goede werking en beveiliging van de Website
- Het meten en verbeteren van de prestaties en gebruikerservaring van de Website
- Het uitvoeren van analyses en, indien van toepassing, het ondersteunen van remarketingcampagnes, met inachtneming van uw toestemming
Meer details over cookies en soortgelijke technologieën worden verstrekt in paragraaf 5.
3. Rechtsgronden voor verwerking
OKOZ BV verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen
- Het beheren en bevestigen van reservaties
- Communiceren over boekingen en diensten die u aanvraagt
- Het behandelen van sollicitaties op uw initiatief
Wettelijke verplichting
- Het bewaren van boekhoudkundige gegevens en facturen voor de bewaartermijn die vereist is door de toepasselijke Belgische wetgeving
- Het naleven van belasting- en andere verplichte regelgeving
Gerechtvaardigde belangen
- Het waarborgen van de veiligheid en goede werking van de Website en IT-systemen
- Het reageren op algemene vragen via het contactformulier of e-mail
- Het voorkomen en beheren van fraude, misbruik en no-shows
- Het beheren van de zakelijke relatie met bestaande klanten, binnen redelijke grenzen
Toestemming
- Het versturen van nieuwsbrieven en andere elektronische marketingcommunicatie
- Het plaatsen van niet-essentiële cookies (analyse- en marketingcookies)
Waar de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken zonder de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking ervan te beïnvloeden.
Het verstrekken van bepaalde gegevens (zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer) is noodzakelijk om uw reservatie te kunnen uitvoeren. Zonder deze gegevens kunnen wij uw reservatie niet bevestigen of beheren.
Geautomatiseerde besluitvorming. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.
4. Ontvangers en verwerkers
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers, alleen voor zover noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden:
IT- en hostingproviders
De Website wordt gehost door SiteGround, dat persoonsgegevens verwerkt namens OKOZ BV als verwerker.
E-mail- en productiviteitsprovider
Zakelijke e-mail (inclusief contact- en reservatiecommunicatie) wordt beheerd via Google Workspace, dat optreedt als verwerker.
Reservatiesysteemprovider
easyTable verwerkt reservatiegegevens als verwerker namens OKOZ BV.
E-mailmarketingprovider
MailerLite verwerkt nieuwsbriefgegevens als verwerker.
Analyse- en marketingplatforms
- Google (Google Analytics en Google Tag Manager)
- Meta (Facebook en Instagram)
- TikTok
Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken (bijvoorbeeld Google, Meta en TikTok) of als verwerkers, afhankelijk van hun rol en de specifieke dienst.
Waar nodig kunnen persoonsgegevens ook worden gedeeld met juridische en fiscale adviseurs, accountants en andere professionele dienstverleners, evenals overheidsinstanties waar vereist door de wet.
OKOZ BV verkoopt uw persoonsgegevens niet.
5. Cookies en soortgelijke technologieën
De Website gebruikt cookies en soortgelijke technologieën om de goede werking ervan te waarborgen, prestaties te meten en, met uw toestemming, marketingactiviteiten te ondersteunen.
5.1 Soorten cookies
Strikt noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn essentieel voor de werking van de Website en de reservatiefunctionaliteit. Ze worden geplaatst zonder uw toestemming en kunnen niet worden uitgeschakeld via de cookiebanner.
Analytische cookies
Deze cookies helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de Website gebruiken. We gebruiken hiervoor Google Analytics (geïmplementeerd via Google Tag Manager). IP-adressen worden geanonimiseerd.
Marketing cookies en pixels
Deze cookies en trackingtechnologieën worden gebruikt om relevante advertenties weer te geven en de effectiviteit van onze marketingcampagnes te meten. Dit omvat technologieën van Meta (Facebook, Instagram) en TikTok.
5.2 Cookie toestemmingsbeheer
OKOZ gebruikt een eigen toestemmingsbeheer op basis van Google Consent Mode v2. Niet-noodzakelijke cookies (voorkeuren, statistieken en marketing) staan standaard UIT en worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Tot u een keuze maakt, blijven alle niet-noodzakelijke tags (waaronder Google Analytics, Meta en TikTok) geblokkeerd.
Bij uw eerste bezoek toont een banner u drie mogelijkheden: alles accepteren, alleen noodzakelijke cookies aanvaarden, of uw voorkeuren per categorie instellen. 'Alleen noodzakelijke' (alles weigeren) is even eenvoudig en even zichtbaar als 'Alles accepteren'. De categorieën zijn: Noodzakelijk (altijd actief), Voorkeuren, Statistieken en Marketing.
U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via het tabblad 'Cookievoorkeuren' linksonder op elke pagina. Wij bewaren een bewijs van uw toestemming (zonder uw IP-adres) gedurende maximaal 24 maanden.
6. Bewaartermijnen
OKOZ BV bewaart persoonsgegevens alleen zolang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en in overeenstemming met wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde belangen.
Reservatiegegevens (easyTable en gerelateerde communicatie)
Reservatiegegevens bewaren wij gedurende de duur van onze klantrelatie en tot maximaal 24 maanden na uw laatste reservatie, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is (bijvoorbeeld voor boekhoudkundige verplichtingen). Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Contactformulier en algemene e-mailcommunicatie
Berichten worden verwijderd nadat uw verzoek is behandeld, met een maximale bewaartermijn van ongeveer 1 jaar, tenzij een langere periode vereist is om juridische redenen.
Nieuwsbriefabonnees (MailerLite)
Bewaard zolang u zich niet afmeldt en we redelijkerwijs uw interesse kunnen veronderstellen. U kunt zich te allen tijde afmelden via de link in onze e-mails of door contact met ons op te nemen via welcome@okoz.eu.
Sollicitatiegegevens
Bewaard gedurende de duur van het wervingsproces en voor een beperkte periode daarna, alleen voor zover noodzakelijk om te verdedigen tegen mogelijke juridische claims of om u in gedachten te houden voor toekomstige mogelijkheden.
Boekhoudkundige en juridische gegevens
Gegevens die vereist zijn voor belasting- en boekhoudkundige doeleinden kunnen worden bewaard voor de wettelijke bewaartermijnen volgens de Belgische wetgeving (vaak tot 7-10 jaar).
Wanneer de relevante bewaartermijn verstrijkt, worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.
7. Internationale gegevensoverdrachten
Sommige van onze dienstverleners en partners (zoals Google, Meta, TikTok en MailerLite) kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.
In dergelijke gevallen zorgt OKOZ BV ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals:
- Het gebruik van Standaard Contractuele Clausules goedgekeurd door de Europese Commissie, of
- Andere mechanismen erkend onder de AVG voor de rechtmatige overdracht van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.
Voor gecertificeerde ontvangers in de Verenigde Staten baseren wij ons tevens op het EU–VS Data Privacy Framework. U kunt een kopie van de toegepaste waarborgen opvragen via welcome@okoz.eu.
8. Beveiliging
OKOZ BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang.
Deze maatregelen omvatten, waar van toepassing:
- Veilige hosting- en encryptietechnologieën aangeboden door onze providers
- Toegangscontroles en authenticatie voor interne systemen
- Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers en dienstverleners die deze nodig hebben voor hun rol
- Regelmatige updates en monitoring van onze IT-omgeving
Er bestaat echter geen methode van verzending of opslag die volledig veilig is, en absolute beveiliging kan niet worden gegarandeerd.
9. Gegevens van kinderen
De Website en onze diensten zijn primair bedoeld voor volwassenen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar via de Website.
Als we ons ervan bewust worden dat we onbedoeld persoonsgegevens hebben verzameld van een kind jonger dan 16 jaar zonder verifieerbare ouderlijke toestemming, zullen we stappen ondernemen om dergelijke gegevens zo snel als redelijkerwijs mogelijk te verwijderen. Ouders of voogden die geloven dat hun kind persoonsgegevens heeft verstrekt, kunnen contact met ons opnemen via welcome@okoz.eu.
Vragen over uw privacy?
Als u vragen of zorgen heeft over hoe we uw persoonlijke informatie behandelen, staat ons team klaar om duidelijkheid en hulp te bieden.
Neem Contact Op →10. Uw rechten
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, onder voorbehoud van de voorwaarden en uitzonderingen zoals vastgelegd in de wet:
Recht op toegang
U kunt bevestiging vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en een kopie verkrijgen van die gegevens, samen met informatie over de verwerking.
Recht op rectificatie
U kunt correctie vragen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.
Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden")
U kunt ons in bepaalde omstandigheden vragen uw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of als u uw toestemming intrekt.
Recht op beperking van verwerking
U kunt vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens in specifieke situaties beperken, bijvoorbeeld terwijl we hun nauwkeurigheid of de gronden voor verwerking verifiëren.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor bepaalde gegevens en onder specifieke voorwaarden kunt u de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en/of verzoeken dat wij die gegevens rechtstreeks naar een andere verwerkingsverantwoordelijke verzenden.
Recht op bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen, op gronden die verband houden met uw specifieke situatie.
U heeft altijd het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing, inclusief profilering met betrekking tot dergelijke direct marketing.
Recht om toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming (bijv. nieuwsbrieven, marketingcookies), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking ervan.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via: welcome@okoz.eu. We kunnen u vragen om redelijk bewijs van uw identiteit te verstrekken om ongeautoriseerde toegang tot uw gegevens te voorkomen.
11. Klachten
Als u zorgen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, nodigen wij u uit om eerst contact met ons op te nemen, zodat we kunnen proberen het probleem samen op te lossen.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, met name in de EU-lidstaat van uw gewoonlijke verblijfplaats, werkplek of plaats van de vermeende inbreuk. Voor België is dit:
Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel · +32 (0)2 274 48 00 · contact@apd-gba.be · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
12. Wijzigingen aan dit privacybeleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld om wijzigingen in onze diensten, onze verwerkingsactiviteiten of toepasselijke wetgeving weer te geven.
De meest recente versie zal altijd beschikbaar zijn op de Website en zal de datum van laatste update aangeven. We moedigen u aan deze pagina regelmatig te bekijken. Als wijzigingen materieel zijn, kunnen we u meer prominent op de hoogte stellen (bijvoorbeeld via een kennisgeving op de Website of per e-mail indien van toepassing).
Laatst bijgewerkt: januari 2026.